Unsere Lösung für die Pflegebranche

22. April 2015

Wie vielen Bereits bekannt sein dürfte, haben wir uns für 2015 vorgenommen, tiefer in den Bereich der Produktentwicklung einzusteigen. Nachdem wir in der Bildungsbranche bereits erste positive Erfahrungen sammeln konnten, haben wir unser Portfolio nun auch auf die Pflegebranche erweitert. Auch hier starteten wir wieder mit einer ausführlichen Befragung der Zielgruppe, deren detaillierte Ergebnisse sie im angehängten PDF: “Auswertung_Befragungsergebnisse” einsehen können. Dieser Artikel soll Ihnen einen Einblick in unsere Herangehensweise und Methoden vorstellen und näher bringen. Start des Design-Thinking-Projektes: Um innovative Lösungen für die Nutzer zu schaffen wurden wir in der Erstphase zu Schnell-Experten des Branchenkontexts. Über Recherchen und Erstgespräche konnten wir schnell Kernprobleme und Herausforderungen der Branche festlegen. Erste Lösungsansätze haben wir im kreativen Prozess assoziativ ermittelt. Die Beispielszenarien entstanden in Form im Brainstorming. Identifizierte Probleme, Herausforderungen und Wünsche der Branchenteilnehmer:

  • Stetiger Spagat zwischen menschennaher Betreuung und wirtschaftlicher Arbeit
  • Weniger Zeit für aufwändige Betreuungsvorgänge durch steigende Verwaltungsaufwände
  • Geringe finanzielle Spielräume durch von Krankenkassen diktierte Preise
  • Pflegekräfte mit verschiedener Herkunft, Wissensstand und IT-Affinität

Grundlegende Lösungsansätze:

  • Steigerung der Pflege-Effizienz durch funktionales Planungstool
  • Dezenter Einsatz von IT ohne Störung der Arbeitsabläufe am Menschen
  • Kosteneffiziente Lösung durch flexibles, modulares System
  • Echtzeit-Alarmsystem mit sofortigen Umplanungen
  • Intuitive Bedienbarkeit der Lösung für eine breite Nutzergruppe

Beispielszenarien:

  • Zeitmanagement mit direkter Weitergabe an die Zentrale
  • Routenplanung mit integrierter Karte
  • Weiterbildung über Videos in der Pflege
  • Informationen für die optimale Patientenversorgung
  • Valide Dokumentation entsprechend den gesetzlichen Vorschriften
  • Digitale Patientenakte für den Sofortzugriff und Austausch
  • Menschennahe Erinnerungsfunktionen
  • Alarmsystem mit direkten Reaktionsmöglichkeiten

Erste Zielgruppenbefragung als Erhebung: Mit diesen ersten Ansätzen, die unser ernsthaftes Interesse an einer Verbesserung der Nutzersituation untermauern sollten, haben wir eine umfangreiche Befragung der Branchenexperten gewagt. Im Rahmen dieser, etwas größer angelegten, Zielgruppenbefragungen durch Telefoninterviews haben wir dezidiert Informationen über deren Arbeitsabläufe, Probleme, Herausforderungen und Wünschen erhoben. Dabei hat uns eine angehende Soziologin unterstützt. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse wurden in einer statistischen Auswertung aufgezeigt, welche uns dann als Grundlage für die Bestimmung des Nutzungskontexts und weiterer Ansätze diente.   Ergebnisse der Befragung Standort der Befragten: Deutschlandweit, aber mit bewusstem Schwerpunkt von 48% auf Sachsen

Position der Befragten: je 20% Pflegedienstleiter, Geschäftsführer, Qualitätsmanager, Rest gemischt

Aufgaben im Arbeitsalltag: Vertrags-/Antragerstellung, Mitarbeiterverwaltung, Kapazitätsplanung / Dienstplanung, Routen-/Tourenplanung, Pflegeplanung, Patientenverwaltung, Abrechnung, Fuhrparkverwaltung , Pflegedokumentation

Zustimmung zu den oben genannten Kernproblemen: Annähernd 100% in allen 5 Punkten, was uns aufgezeigt hat, dass wir auch mit der potentiellen Lösung auf dem richtigen Weg sein könnten, wenn wir diese Kernprobleme angehen.

Derzeit eingesetzte Lösungen: über 40% der Befragten haben Excel und andere Office Programme im Einsatz, mehr als 15% arbeiten in Papierform, mit 11% ist Medifox der größte Branchenspezialist, je weitere 5% entfallen auf DAN und BOS, andere Lösungen wurden ebenfalls genannt.

Gründe für die Auswahl der eingesetzte Lösung: Bekanntheitsgrad des Anbieters, Vorgabe der Führungsebene, Software hat sich bewährt, Enttäuschung mit vorangegangenen Lösungen, Kooperationsverträge, Kostengründe

Probleme mit den derzeitigen Lösungen: ‘ fehlende Flexibilität, schlechte Datenerfassung, hohe Komplexität, hohe Kosten, fehlende Synchronisation, fehlende Aktualität, unzureichender Datenzugriff

Wünsche an künftige Lösung: 18% Selbsterklärende Bedienung, 16% mobile bzw. elektronische Lösung, 16% Praxistauglichkeit zum Arbeitsalltag, 14% in allen Abteilungen einsetzbar, 15% Einzelmodule passend zu jeweiligen Rollen, 8% Unternehmensspezifische Individualisierbarkeit, 8% erschwingliche Kosten, 5% Anerkennung der Krankenkasse

Bestimmung des Nutzungskontexts Basierend auf den erhaltenen Ergebnissen werden nun beispielshafte Personas, als Vertreter der evaluierten Nutzer erstellt. An ihrem Beispiel lässt sich später überprüfen, ob die Software alle gestellten Anforderungen der Benutzer erfüllt.

Zwei Kernnutzergruppen: Pfleger 90%, Verwalter 9%, Unternehmer 1%

Hauptaufgaben: Erfassung der Patienten und Angebotserstellung Planung der Routen und Arbeitszeiten Pflege von Patienten nach inhaltlichen und zeitlichen Vorgaben Medizinische Leistungen Soziale Interaktion am Menschen Dokumentation der erbrachten Leistungen Kassenkonforme Abrechnung Reaktion auf Notfälle Nebenaufgaben: Akquisition von Neukunden Weiterbildung für ungelernte Kräfte

Umfeld: Direkt am Patienten Zur Planung im Büro In Besprechungsräumen Im Auto auf dem Weg von A nach B

Persona A: Frau Schmitz – Pflegekraft in einem mobilen Altenpflege-Unternehmen Kernaufgaben: Fahrt zu Patienten, Pflegetätigkeiten und medizinische Versorgung an an mäßig pflegebedürftigen Menschen in häuslicher Umgebung PC-Status: Nicht sehr PC-affin, tägliche Arbeit normalerweise mit Papier und Zettel

Persona B: Frau Slomka – Pflegekraft in einem stationären Altenheim Kernaufgaben: Medizinische Versorgung, Pflege, Versorgung, Toilette, Kommunikation von stark pflegebedürftigen Menschen PC-Status: Nicht sehr PC-affin, tägliche Arbeit normalerweise mit Papier und Zettel, Sprachbarriere wegen polnischer Abstammung

Persona C: Herr Schröder – Verwaltungskraft in einem Altenpflege-Unternehmen Kernaufgaben: Akquisition, Planung, Fakturierung PC-Status: Erfahrungen und Interesse am Umgang mit Computern aber nur im privaten Umfeld.

Persona D: Herr Schröder – Inhaber eines kleinen mobilen Altenpflege-Unternehmens Verantwortlich für konstante Lauffähigkeit des Energieversorgungssystems sowie die Weitergabe der Daten an die kaufmännische Abteilung Kommt mit PCs und komplexeren Anwendungen sehr gut zurecht

Nutzungskontext 1: Nutzergruppe: Pfleger 90% Persona: … Umfeld: Stationäre Pflegeheime, Mobile Pflege zuhause Tools: Tablets, Papier, Handschuhe, Tools im Rahmen der Pflege Kernaufgaben des Pflegers: Tagesplan überblicken, Patienten anfahren, Patienten pflegen, Pflege dokumentieren, Monatsbericht zur Fakturierung geben

Nutzungskontext 2: Nutzergruppe: Verwalter 10% Persona: … Umfeld: Im Büro des Pflegeheims oder Niederlassung der Mobilen Pflegefirma Tools: Desktop-PC, Stift, Papier, Drucker, Präsentationsscreen, Aktenordner, Andere Softwarelösungen Kernaufgaben des Verwalter: Tagesplan überblicken, Patienten anfahren, Patienten pflegen, Pflege dokumentieren, Monatsbericht zur Fakturierung geben Arbeitsmittel: PC am Arbeitsplatz, PortablesTablet, Papier und Stift, Drucker, Pflegehilfsmittel, Medizinische Hilfsmittel / Medikamente, Auto

Anforderungen auf Basis von Nutzer-Interviews: Nach den Erstgesprächen haben wir mit zwei Vertretern der Zielgruppe Nutzerinterviews geführt. Dabei haben sie uns weitere Details über die Herausforderungen ihres Alltags erzählt sowie die Aufgabenstellungen detailliert. In Folge wurden die Nutzungsanforderungen in Bezug auf eine Nutzergruppe und ein jeweiliges Szenario, welches aus Aufgaben abgeleitet wurde, abstrahiert.

 

Der Pfleger als Nutzer möchte…

… eine aktuelle Übersicht über sein Patienten erhalten

… Eine Übersicht über seine Tagesaufgaben erhalten

… einen Auszug aus allen für den Pfleger relevanten Bereichen angezeigt bekommen: Tagesplan, Patienten, Nachrichten, Eigene Daten, Weiterbildungen,

… Kommunikation mit Zentrale angezeigt bekommen

… über aktuelle Vorgänge informiert werden

… Datum, Uhrzeit und seinen aktuellen Status angezeigt bekommen

… ihn betreffende Patienten mit relevanten Informationen angezeigt bekommen

… wichtige Benachrichtigungen in einer Historie erhalten

 

Skizzenhafter Prototyp

2
1

 

 

 

 

 

 

Mit dem Grafikprogramm Balsamiq Mockup haben wir einen ersten Prototyp in der von uns sehr geliebten skizzenhaften Form ausgearbeitet.

Szenariobeispiele aus dem Prototyp mit Ansätzen zu verbesserter Usability

Usability-Test mit dem Think Aloud Methode anhand des Prototypen: Um die Auswände gering zu halten, haben wir unseren Musternutzern den Prototyp als durchklickbare Präsentation vorgestellt. Dabei ging es weniger um echte Interaktion damit, sondern eine Kommentierung der Einzelscreens in Bezug auf die Praxistauglichkeit und das Grundverständnis.

Nächste Schritte

Im nächsten Schritt folgt nun die Ausgestaltung und Entwicklung eines clickbaren Prototypen. Dieser wird anschließend für die weitere Befragung der Nutzer eingesetzt um weitere Informationen für die Entwicklung des eigentlichen Produktes zu generieren.   Haben Sie Fragen zu diesem Entwicklungsprozess oder interessieren Sie sich für Lösungen für die Pflegebranche? Wir beraten Sie gerne!